Elaboración de informes de novedades

INFORME DE SEGURIDAD

El informe debe contener información detallada, como la fecha y la hora, el tipo de incidente,
la localización del incidente, los nombres de las víctimas y de los testigos,
la descripción de los sujetos, la propiedad robada o dañada y una indicación de
qué servicios de emergencia fueron notificados.
Asegúrate que el informe contenga toda la información necesaria,
que contenga el QUE, COMO, CUANDO, DONDE, Y PORQUE, que son necesarios para
evaluar el suceso y poder tomar una decisión sobre el mismo.
Escribe siempre tú
informe con claridad y de forma objetiva,
sólo con los datos que se presentan.

Termina el informe, estableciendo "fin del
informe" como tu frase final, para que nadie más pueda alterar tu
documentación. Asegúrate de firmar y de poner la fecha en la página para
convertirla en un documento oficial.
Identifícate a ti mismo, e incluye fecha y hora del
incidente. Si no estás seguro de la hora exacta, asegúrate de tener en cuenta
el tiempo aproximado del incidente.
Identifica la ubicación exacta del incidente. Por ejemplo,
si se produjo un incidente en un estacionamiento en el centro comercial, anota
la sección del estacionamiento, cerca de que tiendas o cualquier otro
identificador clave que muestren la ubicación exacta. La clave es evitar el
lenguaje general y usar un lenguaje específico.
Identifica a los individuos involucrados en el incidente. Sé
lo más descriptivo posible, incluyendo el tipo y color de ropa, edad, sexo,
altura, peso y marcas de identificación tales como tatuajes, perforaciones o
cicatrices.

En Caso de Robo
Anota la hora y el lugar del robo, incluso si la hora es
sólo una estimación. Incluye la dirección de la propiedad donde el robo se
llevó a cabo y más concretamente, por ejemplo, que parte de la propiedad fue
robada.
Menciona el nombre y la información de contacto de la
persona que descubrió el robo. Incluye la relación de la persona con la
propiedad por ejemplo, éste puede ser el dueño de la propiedad, un visitante o
un trabajador. Esto es esencial para que la policía o agencia de seguros pueda
ponerse en contacto con dicha persona si necesita más información.

Enumera los elementos que se llevaron. Incluye varios
detalles en la lista como el nombre de cada elemento, cuándo fue comprado, una
descripción del artículo y otra información como números de serie o de producto
si están disponibles.
Proporciona los nombres e información de contacto de todos
los involucrados y de cualquier persona con acceso a la propiedad: el dueño de
la propiedad, otros miembros del hogar, todos los trabajadores - si se trata de
un negocio - y demás. Por supuesto, el nombre y la información de contacto de
la persona que escribe el informe también es necesario.
De ser posible toma fotos de todo lo que puedas para incluir
en el informe. Ésto es esencial en la evaluación de los daños y para
proporcionar una descripción general de lo que pasó.
Organiza el informe en secciones de acuerdo a la información
dada en los pasos del 1 al 5. Incluye las fotos en la sección donde sean
necesarias para ilustrar el texto. Coloca un título en la parte superior de
cada sección para que el informe sea fácil de leer.
Escribe siempre en un lenguaje claro, directo y profesional. Incluye sólo los hechos, tratando de no asumir o llegar a conclusiones ilógicas. No utilices jerga o abreviaturas al escribir el informe sobre el delito. Procura ser específico e incluye todos los detalles posibles.